Podporne storitve

Za čimbolj učinkovito in enostavno poslovanje z eRačuni so izdajatelju in prejemniku na voljo različne storitve in orodja.
Kreiranje eRačuna in elektronski podpis

eRačun lahko kreiramo v računovodskih programskih rešitvah, spletnih portalih ali namenskih orodij (npr. Excel).

Priporočen je elektronski podpis računa z digitalnim potrdilom. Podpisovanje je pogosto na voljo znotraj rešitev za kreiranje eRačuna, lahko pa se uporablja tudi namenska orodja za e-podpisovanje.

Običajno se poleg računa v XML obliki priloži tudi njegovo vizualizacijo v PDF ali drugi obliki za lažjo obdelavo računa. Vizualizacija se lahko pripravi znotraj rešitev za kreiranje eRačuna, lahko pa se uporablja različna spletna orodja za kreiranje vizualizacije iz računa v XML obliki..

Za preverjanje ustreznosti strukture in poslovnih pravil e-SLOG računa se lahko uporabi orodja za verifikacijo računa. Na ta način lahko izdajatelj še pred pošiljanjem preveri ali je račun primeren za pošiljanje.

V kolikor je format kreiranega eRačuna drugačen od formata, ki ga sprejema prejemnik, je potrebno eRačun konvertirati v ustrezen ciljni format. To lahko stori izdajatelj, ponudnik izmenjave ali prejemnik.

Pošiljanje in izmenjava eDokumenta

Pred pošiljanjem je potrebno XML eRačun opremiti z ovojnico, ki vsebuje podatke za naslavljanje, podobno kot kuverta pri papirnem računu. Ovojnico običajno pripravi programska oprema ponudnika e-izmenjave, lahko pa tudi programska rešitev za kreiranje eRačuna.

Prenos eRačunov od izdajatelja do prejemnika Pošiljanje običajno izvajajo ponudniki eIzmenjave, ki zagotavljajo varno in zanesljivo dostavo (podobno kot Pošta pri papirnih računih). Prenos eRačunov preko ePošte se odsvetuje, ker tak način ni dovolj varen in zanesljiv.

Večina računovodskih programov ima v ta namen že integriran enega ali več ponudnikov eIzmenjave in tako omogoča izdajatelju hitro in enostavno pošiljanje pripravljenih eRačunov.

V kolikor je format kreiranega eRačuna drugačen od formata, ki ga sprejema prejemnik, je potrebno eRačun konvertirati v ustrezen ciljni format. Najpogosteje transformacijo eRačuna, v kolikor je potrebna, izvede ponudnik eIzmenjave med samim prenosom eRačuna od izdajatelja do prejemnika.

Ponudniki eIzmenjave, ki skrbijo za varno in zanesljivo dostavo, omogočajo izmenjavo eRačunov med uporabniki v njihovem omrežju. Čedalje več ponudnikov eIzmenjave se tudi povezuje med seboj in tako omogoča izmenjavo eRačuna med izdajateljem in prejemnikom, čeprav oba nista povezana na istega ponudnika.

Prejem in obdelava eDokumenta

Prejemnik eRačun prejme od svojega ponudnika eIzmenjave na predhodno dogovorjen način. Večina računovodskih programov ima v ta namen že integriran enega ali več ponudnikov eIzmenjave in tako omogoča prejemniku enostaven prejem eRačunov.

V kolikor je format prejetega eRačuna drugačen od formata, ki ga podpira program prejemnika, mora prejemnik eRačun pred uvozom konvertirati v ustrezen format.

Večina računovodskih programov omogoča samodejen uvoz podatkov iz eRačuna v program, tako da ni potrebe po ročnem vnosu računa. Pri uvozu lahko program tudi preveri ali je račun veljaven (struktura, vsebina, podpis)

Podjetje izvede obdelavo (knjiženje, likvidacijo…) računa skladno s svojimi postopki.

Arhiviranje eDokumenta

Po ZDDV-1 je potrebno kopije izdanih in prejetih računov hraniti deset let po poteku leta, na katero se računi nanašajo, oziroma 20 let v kolikor se računi nanašajo na nepremičnine. eRačun je potrebno hraniti v e-SLOG XML obliki, priporočeno je, da se hrani zraven tudi vizualizacija računa v PDF obliki.

Za hrambo računov lahko poskrbi podjetje ali pa uporabi storitve različnih ponudnikov. Nekateri ponudniki eIzmenjave tudi sami ponujajo možnost hrambe izmenjanih računov kot dodatno storitev.

ZVDAGA določa tudi pogoje, ki jih mora izpolniti ponudnik storitve eHrambe, da svojo storitev lahko certificira in je s tem za podjetja bolj verodostojen.

Katalog storitev in orodij

Za pomoč pri odločitvi je objavljen katalog storitev in orodij, ki podpirajo poslovanje z eRačuni

Več informacij ...