ePoslovanje
Elektronsko poslovanje (e-poslovanje) se osredotoča na informatizacijo nabavnih verig z izmenjavo informacij med poslovnimi partnerji. Informacije med partnerji se izmenjujejo po zanesljivi elektronski poti v obliki elektronskih strukturiranih dokumentov.
eRačun ali drug eDokument lahko kreiramo v računovodskih programskih rešitvah, spletnih portalih ali namenskih orodij (npr. Excel).
Priporočen je elektronski podpis eDokumenta z digitalnim potrdilom. Podpisovanje je pogosto na voljo znotraj rešitev za kreiranje eDokumenta, lahko pa se uporablja tudi namenska orodja za ePodpisovanje.
Običajno se poleg dokumenta v XML obliki priloži tudi njegovo vizualizacijo v PDF ali drugi obliki za lažji pregled vsebine eDokumenta. Vizualizacija se lahko pripravi znotraj rešitev za kreiranje eDokumenta, lahko pa se uporablja različna spletna orodja za kreiranje vizualizacije iz dokumenta v XML obliki.
Za preverjanje ustreznosti strukture in poslovnih pravil eSLOG dokumentov se lahko uporabi orodja za verifikacijo eDokumenta. Na ta način lahko izdajatelj še pred pošiljanjem preveri ali je eDokument primeren za pošiljanje.
V kolikor je format kreiranega eDokumenta drugačen od formata, ki ga sprejema prejemnik, je potrebno eDokument konvertirati v ustrezen ciljni format. To lahko stori izdajatelj, ponudnik izmenjave ali prejemnik.
Pred pošiljanjem je potrebno XML eDokument opremiti z ovojnico, ki vsebuje podatke za naslavljanje, podobno kot kuverta pri papirnem dokumentu. Ovojnico običajno pripravi programska oprema ponudnika ePoti, lahko pa tudi programska rešitev za kreiranje eDokumenta.
Prenos eDokumentov od izdajatelja do prejemnika običajno izvajajo ponudniki ePoti (oziroma ponudniki eIzmenjave), ki zagotavljajo zanesljivo, verodostojno in varno dostavo (podobno kot zagotavlja Pošta pri papirnih dokumentih). Prenos eDokumentov preko ePošte se odsvetuje, ker tak način ni dovolj varen in zanesljiv.
Večina računovodskih programov ima v ta namen že integrirano povezavo z enim ali več ponudnikov ePoti in tako omogoča izdajatelju hitro in enostavno pošiljanje pripravljenih eDokumentov.
V kolikor je format kreiranega eDokumenta drugačen od formata, ki ga sprejema prejemnik, je potrebno eDokument konvertirati v ustrezen ciljni format. Najpogosteje transformacijo eDokumenta, v kolikor je potrebna, izvede ponudnik ePoti med samim prenosom eRačuna od izdajatelja do prejemnika.
Ponudniki ePoti omogočajo izmenjavo eDokumentov med uporabniki v njihovem omrežju. Čedalje več ponudnikov ePoti se povezuje med seboj in tako omogoča izmenjavo eDokumentov med izdajateljem in prejemnikom, čeprav uporabljata različne ponudnike.
Prejemnik prejme eRačun ali drug eDokument preko svojega ponudnika ePoti na predhodno dogovorjen način. Večina računovodskih programov ima v ta namen že integrirano povezavo z enim ali več ponudnikov ePoti in tako omogoča prejemniku enostaven prejem eDokumentov.
V kolikor je format prejetega eDokumenta drugačen od formata, ki ga podpira program prejemnika, mora prejemnik eDokument pred uvozom konvertirati v ustrezen format.
Večina računovodskih programov omogoča samodejen uvoz podatkov iz eRačuna v program, tako da ni potrebe po ročnem vnosu računa. Pri uvozu lahko program tudi preveri ali je račun veljaven (struktura, vsebina, podpis). Čedalje več poslovno informacijskih programov podpira poleg eRačunov tudi druge eDokumente, kot so eNaročila in eDobavnice.
Podjetje izvede obdelavo (knjiženje, likvidacijo…) dokumenta skladno s svojimi postopki.
Po ZDDV-1 je potrebno kopije izdanih in prejetih računov hraniti deset let po poteku leta, na katero se računi nanašajo, oziroma 20 let v kolikor se računi nanašajo na nepremičnine. eRačun je potrebno hraniti v eSLOG XML obliki, priporočeno je, da se hrani zraven tudi vizualizacija računa v PDF obliki.
Poleg samega računa se morajo hraniti tudi podatki, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine. Zato je dobro poleg računa hraniti tudi povezane dokumente (naročilo, dobavnico).
Za hrambo eDokumentov lahko poskrbi podjetje ali pa uporabi storitve različnih ponudnikov. Nekateri ponudniki ePoti tudi sami ponujajo možnost hrambe izmenjanih eDokumentov kot dodatno storitev.
ZVDAGA določa tudi pogoje, ki jih mora izpolniti ponudnik storitve eHrambe, da svojo storitev lahko certificira in je s tem za podjetja bolj verodostojen.
Prednosti ePoslovanja
E-poslovanje je v Evropi uveljavljeno že več desetletij, predvsem pri poslovanju v okviru dobavnih verig. Prve so ga začele uvajati velike trgovske verige, ki so kmalu spoznale, kakšne prednosti prinaša uporaba ePoslovanja med dobavitelji in kupci:
- Zmanjšanje stroškov. Uporaba ePoslovanja zmanjša stroške papirja, tiskanja in pošiljanja, zaradi avtomatizacije postopkov pa se občutno zmanjša tudi poraba časa zaposlenih in poveča produktivnost. Začetna investicija v sistem, ki omogoča ePoslovanje, se lahko tako hitro povrne.
- Avtomatizacija in integracija postopkov. Avtomatizacija izdaje, prejema, obdelave in hrambe e-dokumentov ter integracija s sistemi za distribucijo dokumentov omogočajo avtomatizirano izvajanje brez ročnega dela..
- Hitrejša dostava in obdelava e-dokumentov. Učinkovit proces pošiljanja in prejema ter integracija s sistemi za distribucijo e-dokumentov omogočajo zanesljivo, varno in hitro izmenjavo informacij.
- Večja učinkovitost in zmanjšanje človeških napak. Ročni vnos podatkov iz dokumenta v informacijski sistem ni več potreben, s tem se je zmanjšala možnost napak.
- Večja varnost. eDokumenti se lahko izmenjujejo preko varovanih, zaščitenih komunikacijskih poti. Uporaba elektronske izmenjave podatkov ali naprednega elektronskega podpisa omogoča zagotavljanje pristnosti izvora in celovitosti vsebine eDokumenta.
- Centralizacija informacij. Vsi dokumenti so hranjeni na enem mestu in dostopni preko istega uporabniškega vmesnika.
- Sledljivost procesov. Pošiljatelj dokumenta ima na voljo povratne informacije glede dostave in stanja dokumenta pri prejemniku.
- Hitrejša in varna hramba dokumentov. eDokumenti se samodejno shranijo v ustreznem sistemu za hrambo elektronskih dokumentov.
Zakonodaja
E-poslovanje ureja različna zakonodaja. Splošna pravila so opredeljena v ZEPEP in eIDAS. Poslovanje z računi ureja ZDDV. Hrambo elektronskih dokumentov opredeljuje ZVDAGA. Poslovanje s proračunskimi uporabniki ureja ZOPSPU-1A.
- Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP)
- Uredba (EU) o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja (eIDAS)
- Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1)
- Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA)
- Zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (ZOPSPU-1A)
Standardi za ePoslovanje
Učinkovito e-poslovanje ni možno brez uporabe standardiziranih elektronskih dokumentov, ki opredeljujejo strukturo in vsebino informacij. Na ta način je zagotovljeno, da tako pošiljatelj kot prejemnik enako razumeta vsebino izmenjanega dokumenta.
Obstaja veliko število različnih standardov za e-poslovanje. V Sloveniji se uporablja v gospodarstvu in javni upravi predvsem e-SLOG dokumenti, ki pokrivajo vse glavne procese v nabavni verigi:
- e-SLOG naročilnica
- e-SLOG dobavnica
- e-SLOG račun
e-SLOG dokumenti se stalno dopolnjujejo glede na spremembe v zakonodaji in uveljavljenih poslovnih praks. e-SLOG račun je bil leta 2018 v okviru projekta ROSE nadgrajen na verzijo 2.0, ki je skladna z evropskim semantičnim standardom EN 16931 in omogoča čezmejno e-poslovanje med vsemi članicami EU.
Poslovanje s poslovnimi partnerji
Iskanje poslovnih partnerjev za ePoslovanje.
Za hitro in enostavno iskanje poslovnih partnerjev s katerimi lahko poslujemo elektronsko je v pomoč eRegister.
Poslovanje s proračunskimi uporabniki
Izmenjava eRačunov s proračunskimi uporabniki poteka preko enotne vstopne in izstopne Uprave za javna plačila (UJP).
Priporočila za ePoslovanje
Slovenski nacionalni forum za eRačune objavlja priporočila za učinkovito in varno ePoslovanje.
Stanje v Sloveniji in Evropi
eRačuni so po zaslugi obveznega pošiljanja proračunskim uporabnikom med najbolj poznanimi elektronskimi dokumenti v Sloveniji. Za Slovenijo je še posebej pozitivno, da je na področju eRačunov podprla moderen in napreden pristop, kjer se velika večina eRačunov izmenja preko ponudnikov elektronskih poti (omrežij eIzmenjave), podobno kot v Belgiji, Švici in nordijskih državah.
Slovenija je v zadnjih letih naredila velik korak naprej in je glede uporabe eRačunov med najnaprednejšimi državami v Evropi. Po indeksu DESI 2018 (indeks digitalnega gospodarstva in družbe, angl. The Digital Economy and Society Index), ki ga meri evropska komisija, je Slovenija v kategoriji Business digitalization - eInvoices na prvem mestu skupaj s Finsko in Dansko.
Večji slovenski ponudniki programskih rešitev za podjetja (ERP rešitve) imajo svoje programske rešitve integrirane s ponudniki e-poti ter tako svojim uporabnikom brez dodatne investicije omogočajo vključitev v širši ekosistem, kjer je možna izmenjava med vsemi sodelujočimi partnerji v omrežju ter med različnimi omrežji z najvišjo možno stopnjo avtomatizacije. Na ta način uporabnikom za pošiljanje in prejemanje eRačunov in ostalih poslovnih dokumentov ni potrebno uporabljati dodatnih programskih rešitev, v katere bi ročno kopirali, uvažali ali izvažali dokumente, temveč vse postopke izvajajo preko obstoječih programskih rešitev, ki jih že uporabljajo v podjetju.
Delež eRačunov, ki jih proračunski uporabniki prejemajo od poslovnih subjektov in fizičnih oseb preko ponudnikov e-poti, po podatkih Uprave Republike Slovenije za javna plačila, stalno narašča.
Na spletnih straneh EPOS uporabljamo piškotke z namenom zagotavljanja spletne storitve in funkcionalnosti, ki jih brez njih ne bi mogli nuditi, zato vas prosimo, da s spodnjim gumbom potrdite uporabo piškotkov na naši spletni strani.